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Inhaltsverzeichnis



1. Inventur

1.1. Vorbereitung

Um die Inventur zu beschleunigen besteht die Möglichkeit, den Teilestamm vorher zu bereinigen und Teile, die einem speziellen Kriterium entsprechen vor der Zähllistenerstellung aus dem Teilestamm zu löschen.

Teilestamm löschen

In der folgenden Maske können die Selektionskriterien für die Löschung der Teile ausgewählt werden. Vor der tatsächlichen Löschung der Teile empfiehlt es sich, den Simulationslauf durchzuführen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit sich vorher die Auflistung anzusehen, welche Teile MOTIONDATA löschen würde. Nach Entfernung des Hakens bei Simulationslauf werden die Teile tatsächlich gelöscht.

Auswahl der zu löschenden Teile

Simulationslauf Teilelöschung

Voraussetzungen für die Löschung von Teilen

Bitte beachten Sie, dass folgende Kriterien erfüllt sein müssen, um eine Teilelöschung vorzunehmen:

  • Der Bestand muss sowohl im Haupt- als auch im Sublager kleiner gleich Null sein.
  • Das zu löschende Teil darf auf keinen Fall auf einem offenen Auftrag, auf keiner offenen Bestellung und auf keiner Inventur vorhanden sein.
  • Die letzte Bewegung muss mindestens 12 Monate zurückliegen.


1.2. Inventurarten

1.2.1. Stichtagsinventur (Big Bang) mit optionaler Lagersperre

Während einer Inventur dürfen keine Zu- und Abbuchungen im Lager erfolgen, weder in Form von Buchungen noch, dass Teile in die Lagerplätze gelegt werden. Zumindest dann, wenn die Zählung nicht sofort für alle gedruckten Zähllisten erfolgen kann (Siehe permanente Inventur).

Beispiel:

  1. Man zählt heute das Teil A und hat 4 Stk. Bestand, dies wird auch als Inventurbestand erfasst.
  2. Fünf Tage später hat man das gesamte Lager durchgezählt, inzwischen wurde am 3. Tag eine Lieferung von 2 Stk. zugebucht. D.h. man hätte eigentlich 6 Stk.

Wird dies jedoch nicht als Inventurbestand korrigiert, sondern die Inventur mit den 4 Stk. der eigentlichen Zählung übernommen, hat man einen falschen Lagerbestand nach der Inventur. Um dies zu verhindern, wird bei der Erstellung der Inventur die Lagersperre für die Teile der betroffenen Zählliste gesetzt. Durch die Übernahme der Inventur (nach Zählung und Erfassung) wird dann der richtige Lagerwert zurückgeschrieben und die Lagersperre wieder aufgehoben. Das Lager muss zum Stichtag Jahresabschluss inventiert werden (Beginn max. 6 Wochen davor).

1.2.2. Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur darf zwischen Erstellen der Inventurdatei und der Erfassung der Zählmenge (am Papier oder gleich im Programm) kein Zu- oder Abgang erfolgen!

Dadurch empfehlen wir die Erstellung von "vielen kleinen" Zähllisten für kleine Bereiche Ihres Lagers, damit die physische Zählung und Erfassung jeder Zählliste rasch erfolgen kann.


Beispiel:

  1. Start Druck Zähllisten
    Sollbestand lt. Computer 5 Stk. Stand am Lager ist: 5 Stk.
    Keine Zu-/Abgänge am Lager 

  2. Physische Zählen und/oder Erfassung. Zählmenge ist: 3 Stk.
    auf Zählliste (Papier) oder im Programm 3 Stk. (sind 2 Stk. Differenz Minus)
    Diese 2 Stk. Differenz werden nun als Information "eingefroren". MOTIONDATA merkt sich immer den Sollbestand des Computers zum Zeitpunkt des Drucks der Zählliste - also 5. 

  3. Zu- / Abgänge nach Zählmengen-Erfassung
    Summe alle Eingänge und Abgänge. Stand am Lager zB: 17 Stk.

  4. Eingeben der Zählmengen im Programm unter Zählmengen erfassen und Übernahme. 
    Man erfasst nun die 3 Stk. lt. Zählung und das Programm schreibt mit der "Übernahme" 2 Stk. MINUS Differenz in den Teilestamm zurück.
    Stand am Lager: 15 Stk.

permanente Inventur

Neben der weit verbreiteten Stichtagsinventur (Big Bang) ist auch die permanente Inventur eine gängige Methode. Diese hat gegenüber der Stichtagsinventur folgende Vorteile:

  • Durchschnittlich höhere Genauigkeit durch permanentes Zählen kleinerer Lagerortbereiche
  • Weniger Personalressourcen notwendig
  • Am Ende des Geschäftsjahres müssen nur noch jene Teile gezählt werden, die im Laufe des Jahres noch nicht inventiert wurden. Lediglich die Bewertung ist noch durchzuführen.

1.3. Inventurablauf

1.3.1. Menüstruktur

Die Menüstruktur der Inventur im MOTIONDATA entspricht der genauen Reihenfolge einer Inventur.

Menü der Inventur im MOTIONDATA

1.3.2. Zählliste löschen

Als erstes müssen Sie sich vergewissern, ob irgendwelche alten offenen Inventurzähllisten vorhanden sind. Wenn ja, bitte löschen Sie diese!

Zählliste löschen

Alte Zähllisten

Zähllisten werden dann nicht gelöscht, wenn nicht alle Teile einer Zählliste gezählt, eingegeben bzw. übergeleitet wurden. Alle Teile, die in alten Zähllisten enthalten sind, werden auf keine neue Zählliste übernommen. Ihnen würden dadurch Teile auf Ihren Zähllisten fehlen, da ein Teil immer nur auf einer Zählliste aufscheint!

1.3.3. Zählliste erstellen

Im Gruppenfeld Selektieren kann der Umfang der Liste nach den Kriterien Lieferant, Produktgruppe, Gebrauchsart, Lagerort, Lager, Teilenummer und nicht inventierte Teile eingegrenzt werden. Sowohl bei Lagerort, als auch bei Teilenummer und nicht inventierte Teile besteht die Möglichkeit, die Auswahl noch genauer zu definieren. Standardmäßig werden nur Teile mit Lagerort vorgeschlagen. Mit der Lagerortoption 3 können mit der Auswahl von leer bis zzzzzzzzzzzzzzz alle Teile mit und ohne Lagerort auf einer Liste ausgegeben werden. 

Selektionskriterien für die Zähllistenerstellung
Definition für die Ausgabe von allen Teilen auf einer Liste

Über die Optionsgruppe Inventurgrundlage wird die Bewertungsgrundlage eingestellt. Zur Verfügung stehen Einkaufspreis 1, 2 oder 3 sowie der Mischpreis. In der Regel gilt als Inventurgrundlage der Mischpreis!
Wird das Optionsfeld Rechtsbündig sortieren aktiviert, erfolgt die Sortierung bei der Teilenummer nach dem Zahlenwert, ansonsten nach dem ASCII-Zeichensatz. 

Beispiel:

Rechtsbündig sortiert aktivRechtsbündig sortiert inaktiv
11
2100
1002
201201


Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand = 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand 0 ist.
Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand < 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand lt. Datenbank Minus (Rückstand) ist (Aktivierung empfohlen).
Diese beiden erwähnten Zusatzkriterien kommen optional zur Standardausgabe = Bestand > 0 (Positiv) hinzu.


Soll bei den selektierten Teilen eine Lagersperre vergeben werden, so aktivieren Sie die Checkbox Lagersperre an Teile vergeben. D.h. Teile können während der Inventur weder zu- noch abgebucht werden.
Vorgänger/Nachfolger ermitteln benötigen Sie, wenn sehr viele Ersetzungen von Lieferanten eingespielt sind und Sie die Info dafür auf der Zählliste sehen möchten.
Im Gruppenfeld Sortieren stehen insgesamt vier Kriterien zur Verfügung, um die Zählliste sortieren zu können. Zumindest ein Kriterium muss ausgewählt werden. Empfohlen ist eine Sortierung nach Lagerort und Teilenummer.

Nach dem Klick auf Start wird die Zählliste sofort generiert und an den Drucker mittels vorgeschaltetem Druckerdialog ausgegeben.

Dialog für den Zähllistendruck

Drucken der Zählliste

Beachten Sie bitte, dass die Zählliste – je nach Lager und Selektionskriterien - sehr umfangreich sein kann und vor allem Matrixdrucker über längere Zeit in Anspruch nimmt. 

1.3.4. Zählliste drucken

Sollten Sie den Druck der Zählliste wie im vorigen Schritt beschrieben abgebrochen haben, können Sie dies mit dem Menü Zählliste Drucken jederzeit nachholen oder weitere Ausdrucke starten.
Auswahl der Zählliste für den Druck

Jede Zählliste enthält neben der Listen- und Blattnummer auch die Information, wann die Liste genau gedruckt und welche Selektionskriterien angewendet wurden.

Zählliste


1.3.5. Zählung durchführen

Als nächstese wird nun wird die physische Bestandsaufnahme im Lager durchgeführt. 

Die Inventurzähllisten sind unbedingt gemeinsam mit der Bewertungsliste aufzubewahren, um diese ggf. bei einer Finanzprüfung vorlegen zu können! 

1.3.6. Zählmengen erfassen

Mit der Zählmengenerfassung werden nun die tatsächlichen Lagerbestände eingegeben. Nach Auswahl der Liste (siehe angedruckte Listennummer rechts oben auf der Inventurzählliste) geben Sie nun die Blattnummer im oberen Bereich ein.
Die Ersatzteile, die sich auf dieser Zählliste bzw. Blattnummer befinden sind in exakt der Reihenfolge aufgelistet, wie auf der gedruckten Zählliste.

Zählmengenerfassung

Aktivieren Sie die Option Lade nächste Teilenummer, um automatisch nach dem Speichern die nächste Teilenummer zur Bearbeitung zu laden. 

Wählen Sie die zu bearbeitende Teileposition mit einem Doppelklick aus dem Browserbereich aus.
Bearbeiten Sie jede Teileposition bzw. erfassen Sie den Lagerbestand nach Zählung. Bestätigen Sie Ihre Eingaben 2x mit der Eingabe-Taste, um zur nächsten Teilenummer zu gelangen. Alle bereits erfassten Teile werden in blauer Schrift dargestellt.

Status (bezogen auf die Zählmenge)Schriftfarbe
noch nicht erfasste Positionschwarz
erfasste Positionblau
bereits übergeleitete Position (Inventurübernahme)magenta


Jedes Blatt einer Inventurzählliste kann ggfs. auf einem anderen PC zur selben Zeit bearbeitet werden, das ausgewählte Blatt ist jedoch für den aktuellen Benutzer exklusiv gesperrt, d.h. es kann immer nur ein Anwender auf dasselbe Blatt einer Zählliste zugreifen! Jede Position eines Blattes muss bestätigt werden, auch wenn sich der Lagerbestand nicht verändert hat. Nur dadurch erhält das Ersatzteil auch ein Inventurdatum! Zusätzlich kann unter dem Menü Basis > Administration > Optionen > Modul im Bereich Teilehandel die Lagerortänderung aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Optional ist es auch möglich, alle nicht eingegebenen Teilepositionen einer Zählliste oder eines Blattes auf den Lagerstand 0 zu setzen. Damit erspart man sich, die Positionen einzeln einzugeben. Dadurch wird gewährleistet, dass auch Teilepositionen, die man nicht manuell eingegeben hat ein Inventurdatum erhalten. Ob diese Option zur Verfügung steht, wird in den Berechtigungseinstellungen für den Benutzer festgelegt.

Teilepositionen auf 0 setzen

1.3.7. Differenzliste drucken

Die Differenzliste liefert alle Bestandsveränderungen (negativ und positiv) zu einer Inventurzählliste. Sie können die Differenzliste auch drucken, wenn die Inventurliste noch nicht komplett abgearbeitet wurde, gedruckt sollte sie jedoch vor der Übernahme werden. Auf der Differenzliste werden alle Teile angedruckt, wo sich die Zählmenge vom Sollbestand unterscheidet.

Auswahl der Differenzliste


Differenzliste

1.3.8. Kontrolliste

Die Kontrollliste liefert eine Übersicht über die eingegebenen Zählmengen und der ursprünglichen Lagermenge lt. MOTIONDATA.


Kontrollliste

1.3.9. Positionen ohne Zählmenge

Wie im Kapitel Zählmengenerfassung erwähnt wurde, muss jede Position einer Zählliste eingegeben bzw. bestätigt werden, damit das Ersatzteil ein Inventurdatum erhält. Die Auswertung Positionen ohne Zählmenge listet alle Positionen auf, die im Zuge der Zählmengenerfassung nicht eingegeben bzw. bestätigt wurden.


Positionen ohne Zählmenge

1.3.10. Positionen ohne Preis

Um zu vermeiden, dass Teile ohne Inventurpreis übernommen werden, sollte vor der Inventurübernahme die Liste Positionen ohne Preis ausgegeben werden.


Liste Positionen ohne Preis

1.3.11. Zählmengenänderungsliste

Über die Auswertung Zählmengenänderungsliste erhalten Sie eine entsprechende Übersicht über die durchgeführten Zählmengenänderungen. Zählmengenänderungen auf den Inventurzählisten werden auf Benutzerebene protokolliert, um nachvollziehen zu können, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt etwaige Änderungen an der Zählmenge für einen Artikel vorgenommen hat. 

Zählmengenänderungsliste

1.3.12. Übernahme

In der Übernahme werden nun alle Positionen einer Zählliste aufgelistet, die tatsächlich im Zuge der Zählmengenerfassung eingegeben, bestätigt bzw. auf 0 gesetzt wurden. Mit einem Klick auf Sammelübernahme werden nun die neuen Lagerbestände übernommen und in den Teilestamm zurückgeschrieben.

Sammelübernahme

Stichtag

Mit dem Häkchen für den Stichtag werden zusätzlich zur Inventurdifferenz auch Inventurinformation auf das Monatsarchiv übertragen. Das betrifft z.B. die Inventurzählmenge, das Inventurdatum, den Inventurpreis und den Ultimobestand des Stichtags. Für jede Inventur, die in einem Vormonat erstellt wurde und erst im Folgemonat übernommen wird, sollte unbedingt das Stichtags-Häkchen gesetzt werden! 


Nach Fertigstellung der Übernahme erscheint ein Hinweisfenster mit folgenden Statusinformationen: 
Statusinformation Inventurübernahme
Ordnungsgemäß übergeleitet
Dem Benutzer wird nach jeder Übernahme mitgeteilt, wie viele Teile aus den aktuellen Zähllisten vollständig übergeleitet werden konnten.


Unvollkommen übergeleitet
Sollte bei Unvollkommen übergeleitet eine andere Zahl als 0 stehen, wurden nicht alle Teile unter Zählmengen erfassen korrekt eingegeben, bestätigt oder auf 0 gesetzt. Kontrollieren Sie hier nochmals die Inventurzählliste, ggf. mit der Liste Positionen ohne Zählmenge. Nach einer erfolgreichen Übernahme aller existierenden Zähllisten werden die Listen automatisch gelöscht, und falls ausgewählt die Daten in das angegebene Inventurarchiv übernommen. 

1.3.13. Inventur Übernahmeliste

Hierbei handelt es sich um das Inventur-Archiv. Alle übergeleiteten und vollständig aufgelösten Inventurübernahmen können hier aufgerufen werden. Das Datum ist der Zeitpunkt der Sammelübernahme.

Auswahl der Übernahmeliste

Auf der Liste werden alle Werte wie Buchbestand, Zählmenge, Differenzmenge etc. angeführt. Auf dem letzten Blatt wird die Gesamtdifferenz angeführt.
Übernahmeliste


1.3.14. Bewertung

Mit der Bewertung Ihres Lagers können Sie nun unter Anwendung von verschiedenen Kriterien den Bilanzwert Ihres Lagers feststellen. Dafür stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:

  • Bewertung nach Monaten ohne Verkauf (die häufigste Methode)
  • Bewertung nach Gängigkeit
  • Bewertung nach Monaten ohne Verkauf

Die Bewertung kann entweder sofort nach Übernahme der Inventurbestände oder rückwirkend zu einem Stichtag durchgeführt werden. Der Bewertungspreis ist in der Regel der Mischpreis.

Bewertungsliste

Zusätzliche Parameter zur Bewertung sind:

  • Bewertung in Teilestamm schreiben. Mit dieser Option ist es möglich, den von MOTIONDATA festgestellten Bewertungspreis auch in den Teilestamm zurückzuschreiben.
  • Summenblatt. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Inventurbewertung nur das Summenblatt ohne die Detailpositionen ausgegeben werden soll .
  • Senden an. Ausgabe als Vorschau, Druck oder Excel.

Information zu den Bewertungspreisen:

  • Einkaufspreis 1 bis 3 und Mischpreis greift auf den jeweiligen Preis aus dem Teilestamm zu.
  • Der Inventurpreis ist jener Preis, der bei der letzten Inventur für das betroffene Teil eingegeben wurde (in der Regel der Mischpreis zum Zeitpunkt der Inventur).
  • Teilewert andrucken. Der Teilewert stellt den Einkaufswert der Ware dar (z. B. Mischpreis x Lagermenge).
  • Funktion inkl. offene Auftragsmenge. Inkludiert auch den Lagerwert der noch nicht abgerechneten, offenen Auftragsmengen.

Lagerbewertung mit Abschlägen

Bei den in der Abbildung eingegebenen Abschlägen handelt es sich um unverbindliche Vorschläge! Die Bewertung Ihres Lagers liegt in Ihrer Verantwortung und sollten mit Ihrem Steuerberater vorher abgestimmt werden!

2. Monatsabschluss Dezember


Der Monatsabschluss wird wie gehabt beim Monatswechsel den berechtigten Usern bei Start von MOTIONDATA vorgeschlagen, kann aber auch manuell aus dem Hauptmenü abgerufen werden.
manueller Aufruf Monatslauf

Durchführung Monatslauf

Bestätigung Monatslauf
Bei nochmaligem Starten des Monatslaufes aus dem Hauptmenü erscheint keine Meldung, wenn dieser bereits durchgeführt wurde. Die Funktion steht erst wieder im nächsten Monat zur Verfügung. Im Zuge des Monatslaufes werden folgende Aktionen durchgeführt:


  • Berechnung Gängigkeit, Prognose, Statistikwerte für Lagerstamm.
  • Ermittlung Statistikwerte für Lagerhistorie.
  • Durchführung Abschluss der Garantiemonate im Fahrzeugstamm.
  • Prüftermine im Fahrzeugstamm werden neu berechnet.
  • Sicherung der Lagerwerte für Fahrzeuglager und Artikel.
  • Bestandslisten werden aktualisiert, um die Bestände per Stichtag zu erhalten.
  • Sicherung der Mitarbeiterstammdaten und Berechnung der Urlaubsansprüche.
  • Offene Rückstände werden aus der Rückstandstabelle automatisch entfernt, wenn die betreffenden Aufträge bereits fakturiert sind.

3. Jahresabschluss

Mit dem Jahresabschluss werden folgende Routinen durchgeführt:

  • die Jahresstatistikwerte im Teilestamm werden ermittelt
  • der Jahresendbestand bzw. der Jahresanfangsbestand wird berechnet
  • der Kundenjahresumsatz wird ermittelt
  • und die Nummernkreise können manuell zurückgesetzt werden

Der Jahresabschluss kann manuell aus dem Hauptmenü abgerufen werden.

Aufruf des Jahresabschlusses

Sollte das Wirtschaftsjahr nicht gleich dem Kalenderjahr sein ist zu entscheiden, ob der Jahresabschluss mit dem Kalender- oder dem Wirtschaftsjahr durchzuführen ist. Wir empfehlen, den Jahresabschluss generell mit Ende des Kalenderjahres durchzuführen. Welcher Benutzer für den Jahresabschluss berechtigt ist, wird in der Berechtigungsverwaltung gesteuert. Nachdem der Jahresabschluss durchgeführt wurde, öffnet sich das Fenster für das Zurücksetzen der Nummernkreise.

4. Anpassung der Nummernkreise

Wie im vorigen Kapitel beschrieben, wird nach dem Monatsabschluss automatisch die Maske für das Zurücksetzen der Nummernkreise geöffnet.

MOTIONDATA empfiehlt jedoch, die Nummernkreise nicht zurückzusetzen, sondern einfach weiterlaufen zu lassen. Es gibt keinen Grund für ein Zurücksetzen der Nummernkreise, da MOTIONDATA für jeden Beleg auch ein Belegdatum vergibt, mit dem eine eindeutige Zuordnung zu einer Periode möglich ist. Zusätzlich hat es den Vorteil, dass niemals eine Nummernüberschneidung vorkommen kann, was durch das Zurücksetzen von Nummern nicht gewährleistet ist. Das Zurücksetzen von Belegnummern ist gesetzlich nicht vorgeschrieben!

Möchten Sie dieser Empfehlung nicht nachkommen, so haben Sie in der folgenden Maske die Möglichkeit, die Nummernkreise trotzdem zurückzusetzen (das Zurücksetzen von Auftragsnummern ist nicht möglich). Setzen Sie Rechnungsnummern jedoch erst zurück, wenn Sie die letzte Rechnung für die alte Periode gestellt haben.

Das Menü für das Zurücksetzen der Belegnummern können Sie auch manuell aufrufen:

Aufruf Nummernkreise zurücksetzen

Zurücksetzen der Belegnummern

5. Feiertage

Für die Zeiterfassung und die Terminplanung ist es notwendig, die Feiertage für das neue Jahr einzugeben. Rufen Sie dafür das Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Feiertage auf. Die Feiertage werden üblicherweise mit dem Tagesmodell frei belegt.

Eingabe Feiertage
Sollen Feiertage sofort im Terminkalender ersichtlich sein ist es notwendig, den Planungskalender manuell auszuführen. Der Planungskalender kann unter dem Menü Basis > System > Planungskalender gestartet werden. Ggf. ist danach ein Neustart von MOTIONDATA notwendig. Ansonsten werden die Feiertage automatisch am nächsten Tag nach der Eingabe um 06.00 durch den Zeiterfassungsdienst am Server generiert.

Manuelles Ausführen des Planungskalenders