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ERKLÄRUNG DES SOFTWARE-HERSTELLERS BEZUGNEHMEND AUF DIE KASSENRICHTLINIE 2012 (e131)

Entsprechend der Kassenrichtlinie 2012 halten wir fest, dass es sich beim MOTIONDATA Kassen-Modul um ein integriertes PC-Kassensystem auf Basis einer SQL-Datenbank handelt und dieses nach der Kassenrichtlinie dem Kassentyp 3 entspricht.
Dieses Kassensystem wurde von der MOTIONDATA Software GmbH erstellt und läuft auf handelsüblichen PCs (genauere Infos zu den Mindestanforderungen können der Webseite http://www.motiondata.at entnommen werden). Es sollte zumindest die MOTIONDATA Version 7.0 installiert sein, wobei die aktuell installierte Version im Programmmenü unter dem Menü ? > Copyright gefunden werden kann.

BESCHREIBUNG DER SICHERHEITSEINRICHTUNGEN (E131)

Erzeugen von Kassenbuchungen

Kassenbuchungen können im MOTIONDATA durch Aufträge (Barzahler oder Anzahlungen) oder manuell erfasste Ein-/Ausgänge im Kassenbuch erzeugt werden.

Erfassungen, Geschäftsfälle, Belege

Es wird in jedem abgeschlossenen Geschäftsfall ein Beleg erteilt, der in seinen Detailangaben der Kassenrichtlinie (Pkt. 4.3) entspricht. Dazu wird eine fortlaufende Nummer vergeben. Durch diese Belegnummer wird die Vollständigkeit der Erfassung der Geschäftsfälle gewährleistet. Die Belegnummer wird über den zugehörigen Nummernkreis gesteuert, welcher im Zuge des Jahresabschlusses auf 0 zurückgesetzt werden kann.
Zusätzlich wird aus den Belegbestandteilen und anderen Informationen ein verschlüsselter Hashwert errechnet, der als digitale Signatur auf dem Beleg aufgedruckt wird. Der Schlüssel für diesen Hashwert ist dem Kassenbenutzer unbekannt. Er kann im Falle einer Prüfung dem Prüforgan übermittelt werden.
Wir weisen darauf hin, dass alle erzeugten Ausdrucke (wie Kassaabschlüsse) zum Zwecke der Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit (gegebenenfalls elektronisch) aufgehoben werden müssen (siehe Abschnitt 5.3 der Richtlinie). Insbesondere der Kassenbericht ist täglich auszudrucken und aufzuheben. Dieser gilt als Tages- bzw. Kassenabschluss.
Wird eine Erfassung von Teilleistungen nicht als Geschäftsfall durch einen Beleg abgeschlossen (z.B. bei Storno vor Belegende), wird für die Ausbuchung dieser gleichfalls eine Erfassungsnummer vergeben und eine digitale Signatur errechnet und es erfolgt eine entsprechende Kennzeichnung (durch das Storno-Kennzeichen) als Nichtgeschäftsfall. Somit ist jede im System gebuchte Erfassung – auch wenn sie nicht zu einem Geschäftsfall führt – dauerhaft gesichert und mit einem fälschungssicheren Nachweis gespeichert.

Kassenbuchprotokoll

Darüber hinaus wird seitens der Software ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenbuchprotokoll), welches die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle sicherstellt, erzeugt. Hierbei wird der Geschäftsfall automatisch bei jedem Bon-Abschluss (vom Anwender nicht änder- und beeinflussbar) fortlaufend und chronologisch dokumentiert.
Programmintern wird dabei der für jeden Beleg ermittelte Hashwert im Kassenbuchprotokoll gespeichert. Damit ist die Datensicherheit und Unveränderbarkeit der gespeicherten Inhalte gewährleistet.
Dieses Datenerfassungsprotokoll kann im MOTIONDATA und dem Menü Finanz -> Kasse -> Kassenbuchprotokoll aufgerufen werden. Ein Export und damit Weitergabe an sachverständige Dritte mittels der Option Senden an ist von einem berechtigten Benutzer jederzeit möglich.


Abbildung: Kassenbuchprotokoll

Tagesabschluss Archiv

Alle in MOTIONDATA durchgeführten Kassen-Tagesabschlüsse werden automatisch als PDF-Dateien archiviert und können unter Finanz > Kasse > „Tagesabschluss Archiv" aufgerufen werden.


Abbildung: Tagesabschluss Archiv

Verfahrensdokumentation, Berechtigungen

Als Verfahrensdokumentation dienen die Online-Hilfe, die Bedienungsanleitung, sowie die Konfigurationsanleitung. Ein Einrichtungsprotokoll wird vom Schulenden im Rahmen der Ersteinrichtung angelegt.
Die Zugriffsberechtigungen werden dabei auf Grund der dem Benutzer zugeordneten Gruppe gesteuert. Dies kann unter Basis > Administration > Benutzer > Berechtigungsverwaltung eingestellt werden.
Programmanpassungen bzw. Updates werden in den „Release News" dokumentiert und können unter dem Menü ? > Release News abgerufen werden.
Zur Dokumentation von Preisänderungen steht unter Teilehandel > Auswertungen > Preisänderungsprotokoll eine entsprechende Auswertung zur Verfügung.
Durch die implementierten Sicherheitsmaßnahmen ist das System im Auslieferungszustand als sicher anzusehen.

EINSTELLUNGEN

Hinzufügen von Konten

Um Zahlungsarten und Konten im Kassenbuch verwenden zu können, müssen diese zuerst in 2 Schritten hinzugefügt werden. Diese Schritte werden nachfolgend beschrieben.

Kontenstamm

Als erstes werden die Konten im Kontenstamm unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kontenstamm hinterlegt. Dabei ist auf folgende Kategorisierung zu achten:

Kontenart

Mögliche Arten

Mögliche Einträge Fibu-Export

Aufwands- und Erlöskonten

1=Bestandskonto
2=Forderungen
4=Erlöskonto
5=Wareneinsatzkonto
7=sonstiges Aufwandskonto

G=Erlös- und Aufwandskonto

Zahlungsmittelkonten

2=Forderungen

Z=Zahlungsmittelkonto



Abbildung: Kontenstamm

Kasse

Zahlungsarten inkl. Anzahlung

Nachdem die Konten im Kontenstamm angelegt wurden, müssen jene Konten, die im Kassenbuch verwendet werden ins Kassenbuch eingefügt werden. Dafür wird das Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kasse aufgerufen.
Im Karteireiter Zahlungsarten werden die gewünschten Zahlungsarten angelegt und das jeweilige Konto aus dem Dropdown Menü gewählt. Hier werden alle verfügbaren Konten aus dem Kontenstamm angezeigt, die die Kategorie „Z=Zahlungsmittelkonto" tragen.


Abbildung: Einrichtung der Zahlungsarten

Im Abschnitt Verfügbar kann eingestellt werden, an welchen Stellen im Programm die selektierte Zahlungsart zur Auswahl stehen soll.

Hinweis:

Alle unbaren Zahlungsarten, wie z. B. Kartenzahlungen werden mit dem Schalter Bewirkt keine Kassenänderung markiert. Dadurch verändert sich bei Anwendung einer solchen Zahlungsart der Bargeldbestand (Kassensaldo) nicht.
Möchte man über das Auftragswesen auch Anzahlungen (Bar-, Karten- oder Überweisungsanzahlungen) erfassen, muss für jede Anzahlungsart eine eigene Zahlungsart angelegt und mit dem Anzahlungskonto verknüpft werden (siehe nachfolgende Abbildung).



Abbildung: Einrichtung der Zahlungsarten für die Anzahlungen

Hinweis:

Zu beachten ist, dass Anzahlungen mit 20% versteuert werden. Beim Stellen der Endrechnung wird die Anzahlung in der Buchhaltung wieder aufgehoben (Auflösungsbuchung).

Ausgaben und Einnahmen


Abbildung: Einrichtung der Aufwands- und Erlöskonten

Im Karteireiter Kontenzuordnung werden die zu verwendenden Aufwands- und Erlöskonten eingefügt. Zu beachten sind hier die verschiedenen Vorsteuer- bzw. MwSt.-Sätze. Wird ein Aufwandskonto mit verschiedenen Vorsteuersätzen verwendet, so muss das gleiche Konto mehrmals pro Steuercode hinterlegt werden.

Hinweis:

Dabei empfiehlt es sich, den Steuersatz in die Bezeichnung aufzunehmen, damit man bei der Erfassung einer Auszahlung sofort auf den Steuersatz rückschließen kann.

 

Abbildung: Buchungsbeispiel Rechnung mit Anzahlung und deren Auflösung

Finanzmoduloptionen

Über das Menü Basis > Administration > Optionen > Modul im Abschnitt „Finanz" können u.a. diverse Einstellungen bzgl. der Kassenfunktion in MOTIONDATA getroffen werden.

Automatische Kassenbuchungen bei Gutschriftserstellung

Bei der Gutschriftserstellung hat ein dafür berechtigter Benutzer die Möglichkeit, die betreffende Kasse für die Kassenstornobuchungen auszuwählen.
Über die Finanzmoduloption "Automatische Kassenbuchungen bei Gutschriftserstellung" (Default: Aktiviert) besteht die Möglichkeit, die automatische Erstellung von Kassenstornobuchungen im Zuge der Gutschriftserstellung zu unterbinden (eine Änderung der Option erfordert einen Neustart von MOTIONDATA).

Diese Option gilt auch für ev. automatische Anzahlungsstornierungen, die durchgeführt werden, wenn offene Aufträge storniert werden. In einem solchen Fall wird der Benutzer beim Fakturieren einer Gutschrift bzw. beim Storno eines offenen Auftrags mit Anzahlungen durch die Meldung "Bitte korrigieren Sie ggf. manuell Ihr Kassenbuch!" darauf hingewiesen.

Hinweis:

Ist die Finanzmoduloption "Automatische Kassenbuchungen bei Gutschriften" deaktiviert, dann werden Gutschriften von Barfakturen als Kreditrechnungen erstellt.

OP-Informationen im Kassenbuch anzeigen

Im Infopanel des Kassenbuchs werden bei Aktivierung der Finanzmoduloption "OP-Informationen im Kassenbuch anzeigen" analog zum Auftragswesen auch die OP-Informationen (Infopanel Überschriften: Information Auftragszuordnung und OP-Verwaltung) des aktuell im Auftragsbrowser selektierten Rechnungsempfängers angezeigt.

KASSENFUNKTION – RECHNUNLEGUNG FÜR BARRECHNUNGEN

Die klassische Kassenfunktion, also der Barverkauf (dazu zählen auch Bankomat und Kreditkartenzahlungen), werden in MOTIONDATA über das Auftragswesen abgewickelt. Im nachfolgenden Kapitel wird beschrieben, wie Zahlungen erfasst werden, wenn eine Barfaktura ausgestellt wird und wie man Anzahlungen im MOTIONDATA erfasst.

Barfaktura und Zahlungsabwicklung

Im Kapitel Erfassung von Kundenzahlungen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen (Buchungsart 1) wurde beschrieben, wie man Zahlungen zu bereits abgeschlossenen Aufträgen nachträglich erfasst.
Fakturiert man einen Auftrag, bei dem als Zahlungsart die Barzahlung eingestellt ist, wird der Zahlungsbetrag sofort ins Kassenbuch übernommen, die manuelle Erfassung der Zahlung mit der Buchungsart 1 entfällt somit.


Abbildung: Erstellung einer Barfaktua

Löst man nun die Fakturierung aus, wird die Maske für die Zahlungsabwicklung geöffnet. Hier wird nun in den einzelnen Feldern der Zahlungsbetrag eingegeben (Bar, Bankomat, Kreditkarte, Gutschein etc. > Abbildung 2). Eine Zahlung kann auch auf mehrere Zahlungsarten gesplittet werden (siehe Abbildung 3), z. B. wenn der Kunde nur einen Teil in bar bezahlt und den Rest mit einer Karte. Bei einer Barzahlung wird zusätzlich noch das Rückgeld angezeigt (siehe Abbildung 1).


Abbildung 1: Erfassung einer Barzahlung


Abbildung 2: Erfassung einer Kartenzahlung


 Abbildung 3: Erfassung einer Zahlung mit unterschiedlichen Zahlungsarten

Hinweis:

Eine Barfaktura kann nur ausgestellt werden, wenn die Zahlungsart des Kunden bekannt ist!

Anzahlung (Bar- und Kartenzahlung)

Möchte man zu einem Auftrag eine Bar- oder Kartenanzahlung erfassen, klickt man auf den Button Anzahlung im Abschluss-Karteireiter des Auftrages.


Abbildung: Erfassung einer Bar- oder Kartenanzahlung über den Auftrag

Nun wird die Erfassungsmaske des Kassenbuches geöffnet, die Buchungsart 1 ist bereits vorgeschlagen. Hier müssen lediglich die Zahlungsart Zwischen einer Baranzahlung und einer nicht baren Anzahlung muss anhand der Zahlungsarten unterschieden werden., der Betrag und der Verwendungszweck eingetragen werden. Mit Speichern wird die Anzahlung erfasst.


Abbildung: Erfassung einer Bar- oder Kartenanzahlung im Kassenbuch

Der Anzahlungsbeleg kann gedruckt werden, indem man die Buchung markiert und auf das Drucker-Symbol klickt.

Der Anzahlungsbeleg wird über den Abschlusskarteireiter des Auftrages mit der Belegart Anzahlung gedruckt. Ein Beispiel für die Anzahlungsrechnung wird im folgenden Kapitel Anzahlungsrechnung mit OP-Kennzeichen angegeben.
Übersteigt der Anzahlungsbetrag die vorläufige Rechnungssumme, wird dies mit der nachfolgenden Meldung quittiert. Dies ist nur ein Hinweis und kann ignoriert werden, da in vielen Fällen der Auftrag erst nach Erfassung der Anzahlung mit Positionen befüllt wird.


Abbildung: Hinweis auf den Anzahlungsbetrag

Wird der Auftrag schließlich fakturiert, wird die Anzahlung unter der Angabe des Kassenbeleges und des Datums automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Abbildung: In Abzug gebrachte Anzahlung auf der Faktura

Soll die Anzahlung nicht auf der Rechnung ausgewiesen sein, so kann dies mit Aktivierung der Option Anzahlungen nicht auf der Faktura ausweisen im Abschluss-Karteireiter des Auftrages unterbunden werden.


Abbildung: Deaktivierung der Anzahlungsausgabe

Anzahlungsrechnung mit OP-Kennzeichen

Diese Art der Anzahlung wird angewendet, wenn eine Anzahlung nicht in Form einer Bar- oder Kartenzahlung erfolgt, sondern dem Kunden eine Rechnung für eine Anzahlung gestellt wird, die per Banküberweisung beglichen wird.
Die Grundvoraussetzung für diese Funktion ist, dass in der Administration des Kassenbuches unter dem Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten > Kasse bei den Zahlungsarten eine eigene Zahlungsart hinterlegt ist, die die Parameter Bewirkt keine Kassenänderung und OP-Verwaltung trägt. Damit ist gewährleistet, dass sich einerseits wie bei einer Kartenzahlung der Kassensaldo nicht verändert und auf der anderen Seite die Zahlung nicht gegen die Kasse gebucht wird, sondern gegen das Verrechnungskonto, welches eingetragen wurde.


Abbildung: Einrichtung einer Zahlungsart mit OP-Verwaltung

Die Erfassung der Anzahlung erfolgt auf die gleiche Art und Weise, wie sie im Kapitel Anzahlung (Bar- und Kartenzahlung) beschrieben wurde. Der einzige Unterschied ist, dass die Anzahlung auf diese spezielle Zahlungsart erfolgt.
Hat man die Anzahlung erfasst, kann man nun über den Abschlusskarteireiter des Auftrages eine Anzahlungsrechnung drucken.


Abbildung: Druck der Anzahlungsrechnung


Abbildung: Anzahlungsrechnung

Soll die Anzahlung nicht auf der Rechnung ausgewiesen sein, so kann dies mit Aktivierung der Option Anzahlungen nicht auf der Faktura ausweisen im Abschluss-Karteireiter des Auftrages unterbunden werden.


Abbildung: Deaktivierung der Anzahlungsausgabe


ARBEITEN MIT DEM KASSENBUCH - ERSTELLUNG VON ZAHLUNGSBELEGEN

Allgemeines

Das MOTIONDATA Kassenbuch dient zur Erfassung und Aufzeichnung aller Bargeldflüsse, sowohl Einnahmen- als auch Ausgabenseitig. Zu den genannten Bargeldflüssen zählen auch Kartenzahlungen, wie Bankomat und Kreditkarten oder ähnliches.
Erfasst man eine Buchung, so ist diese Buchung weder änder- noch löschbar. Eine solche Bewegung kann ausnahmslos nur durch eine Stornierung korrigiert werden, wobei eine komplett neue gegengleiche Kassenbewegung entsteht.
Jeder Beleg, egal ob Aus- oder Einzahlung wird mit einer laufenden Nummer versehen. Unbare Bewegungen (Kartenzahlungen etc.) müssen ab Jänner 2016 ebenfalls laufend nummeriert werden.
Das Kassenbuch wird über das Menü Finanz > Kasse > Kassenbuch aufgerufen.
Die nachfolgenden Abschnitte erklären Aus- und Einzahlungen, sowie die Erfassung von Zahlungen zu Kundenrechnungen, die bereits fakturiert wurden. Die Erfassung zu Zahlungen aus Barrechnungen wird im Kapitel Barfaktura und Zahlungsabwicklung erklärt.

Fensteraufbau

Im oberen Bereich der Maske kann nach bereits bestehenden Buchungen gefiltert werden (Datum, Kassennummer, individuelle Suche nach Text etc.). Mit einem Klick auf Aktualisieren wird der Filter angewendet und die Buchungen aufgerufen.


Abbildung: MOTOINDATA Kassenbuch

Buchungsarten

Diese Bargeldflüsse werden im Kassenbuch unter Anwendung verschiedener Buchungsarten erfasst.

Buchungsart

Art

Erklärung

0

Ausgang

Allgemeine Auszahlungen, z. B. für den Einkauf von Waren, Büromaterial etc.

0

Eingang

Erfassung von diversen Erlösen, wenn es keinen MOTIONDATA Auftrag bzw. Rechnung gibt. Z. B. Erlöse aus Kaffeeautomaten, Verkauf von Schrottteilen (§19 Umsatzsteuergesetz)

1

Eingang

Erfassung von Kundenzahlungen. Unter dieser Buchungsart werden alle Zahlungen zu offenen Rechnungen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen erfasst.

2

Eingang

Erfassung von Kundenzahlungen aus Fremdbelegen. Unter dieser Buchungsart werden alle Zahlungen zu Rechnungen erfasst, zu denen es im MOTIONDATA Auftragswesen keinen Beleg gibt und aus einem Fremdsystem stammen. Mit Eingabe der Kunden- und Rechnungsnummer kann bei der Überleitung der Zahlung in die Finanzbuchhaltung der OP-Ausgleich erfolgen.

3

Eingang

Anzahlung ohne Zuordnung. Hiermit kann eine Anzahlung auf eine Debitorennummer erfolgen, wobei für den Kunden noch kein Auftrag existiert.

4

Eingang

Auftragszuordnung. Damit können Kassenbuchungen Aufträgen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen zugeordnet werden.

5

Eingang

Nicht umsatzwirksame Eingänge. Alle Eingänge die den Bargeldbestand in der Kasse erhöhen zB: Einlagen, Erhöhung des Wechselgeldbestandes, aber keinen Umsatz darstellen. Nicht umsatzwirksame Zahlungen werden benötigt um den korrekten Kassenbestand für bspw. die Tageslosung ermitteln zu können. Diese Buchungsart steht nur berechtigten Benutzern zur Verfügung.

Symbolleiste

RKSV-Funktionen (Startbeleg, Nullbeleg, Monatsbeleg, Schlussbeleg, Beleg an DEP nachsenden)

Belegkopie-Druck und Bildschirmvorschau für Kassenbelege

Storno von Kassenbelegen

Aufruf Teileshopverkauf (optional mit Barverkaufskunden) zum schnelleren Schreiben von (Bar)rechnungen aus dem Kassenbuch

Info-Panel mit Signaturstatus

Signierung und Eintrag ins Datenerfassungsprotokoll erfolgreich abgeschlossen.

Signierungsservice und Datenerfassungsprotokoll ausgefallen. Bitte mit MOTIONDATA in Kontakt treten.
Steht das Datenerfassungsprotokoll (DEP) wieder zur Verfügung, kann der Beleg über die Funktion „Beleg an DEP nachsenden" an das DEP nachgesendet werden.

Unsignierter Beleg. Wird für Belege angezeigt die vor der Aktivierung der Sicherheitseinrichtung erstellt wurden.

Sicherheitseinrichtung ausgefallen. Eintragung ins Datenerfassungsprotokoll ist aber erfolgt.

Nicht umsatzwirksame Kassenein- bzw. auszahlung. Keine Signierung des Belegs und Eintragung ins Datenerfassungsprotokoll erforderlich. zB. Bareinzahlung vom unternehmenseigenen Bankkonto (Kassa an Bank).

Statushinweis auf Belegen

Hinweise auf den Kassenbelegen

Hinweis

Ursache

Bemerkung

QR-Code

Alles OK:

Verbindung zum Datenerfassungsprotokoll und Signatureinheit konnte korrekt hergestellt werden.

Wird nur der QR-Code angedruckt ist alles OK.

Legal Requirement:
RKSV § 11 Abs. 1 bzw. BAO § 132 a Abs. 3

Auf dem Beleg sind neben den Belegdaten des § 132a Abs. 3 BAO folgende Daten auszuweisen:
1. Kassenidentifikationsnummer
2. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
3. Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
4. Inhalt des maschinenlesbaren Code (QR-Code).

Sicherheitseinrichtung ausgefallen! Ersatzsignatur +
QR-Code

Ein Problem ist aufgetreten:

Es konnte keine Verbindung zur online Singnatureinrichtung hergestellt werden.

Der Kassenbetrieb kann für max. 48 Stunden fortgesetzt werden.

Info:
In diesem Fall werden weiterhin alle umsatzwirksamen Kassenbewegungen ohne Signatur im Datenerfassungsprotokoll (DEP) gespeichert.

Legal Requirement:
RKSV §17 Abs. 4 bzw. RKSV Anlage Ziff. 6
Bei jedem Ausfall der Signaturerstellungseinheit sind die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen, die über eine aufrechte Verbindung zu einer Signaturerstellungseinheit verfügt. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Unternehmer bei der Aufbereitung und Verwendung des maschinenlesbaren Codes (§ 10) an Stelle des Signaturwertes des betreffenden Barumsatzes (§ 10 Abs. 2 Z 8) die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen" im Ergebnis der Signaturerstellung laut Z 6
der Anlage zu verwenden. Der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen" ist zusätzlich gut sichtbar am Beleg (§ 11) anzubringen.

Schwerer Fehler:

  • Unvollständige Konfiguration der RKSV-Einstellungen in MD
  • EFR-Dienst ausgefallen
  • Der Kassenbetrieb ist einzustellen.
  • Es sind Kreditrechnungen zu fakturieren.


    Info:
    In diesem Fall können keine Eintragungen ins Datenerfassungsprotokoll (DEP) vorgenommen und die online Signatureinheit nicht erreicht werden.

    Legal Requirement:
    RKSV §17 Abs. 4 und 5
    Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu
    erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten
    Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren


Hinweis:

Es werden nur umsatzwirksame Kasseneingänge und Stornos von umsatzwirksamen Kasseneingängen signiert und ans Datenerfassungsprotokoll (DEP) übermittelt.
Nur auf umsatzwirksamen Kasseneingängen und Stornos von umsatzwirksamem Kasseneingängen wird der verschlüsselte QR-Code angedruckt.
Kassenausgänge und nicht umsatzwirksame Kasseneingänge werden nicht signiert und nicht ans Datenerfassungsprotokoll (DEP) übermittelt.
Auf Kassenausgängen und nicht umsatzwirksame Kasseneingängen wird der verschlüsselte OR-Code nicht angedruckt.
Der Vermerk „Signatureinheit ausgefallen" wird nur auf umsatzwirksamen Kasseneingängen angedruckt, wenn die Erstellung einer Signatur nicht möglich war.

Erfassung von Ein- und Auszahlungen (Buchungsart 0)

Alle Ein- und Ausgänge (außer Kundenzahlungen) werden mit der Buchungsart „0" im Kassenbuch erfasst. Der eingegebene Text wird als Buchungstext am Kassenbuch-Protokoll angedruckt. Wird die Position gespeichert, erhält diese eine laufende Belegnummer.


Abbildung: Eingabe einer Kassenbewegung (Ein- oder Ausgang)

Erfassung von Kundenzahlungen aus dem MOTIONDATA Auftragswesen (Buchungsart 1)

Um eine Zahlung zu einem MOTIONDATA Beleg zu erfassen, sucht man zuerst als Schritt 1 den Referenzbeleg aus dem Auftragswesen. Mit einem Doppelklick auf den Referenzbeleg (Schritt 2) wird der Auftrag ausgewählt. Mit dem Schritt 3 wird schließlich noch die entsprechende Zahlungsart ausgewählt. Speichert man die Buchung, wird die Zahlung erfasst und erhält eine laufende Belegnummer (ab Jänner 2016 auch unbare Zahlungen).


Abbildung: Erfassung einer Zahlung aus dem Auftragswesen

Erfassung von Kundenzahlungen aus Fremdbelegen (Buchungsart 2)

Erfasst man eine Zahlung zu einem Beleg, der nicht aus dem MOTIONDATA Auftragswesen entstammt, verwendet man die Buchungsart 2. Hierbei müssen folgende Daten manuell eingegeben werden:

  • Zahlungsart
  • Kundennummer
  • Betrag
  • Zahlungszweck (Text)


Abbildung: Erfassung einer Zahlung für Fremdbelege

Erfassung von Anzahlungen ohne Auftragszuordnung (Buchungsart 3)

Möchte man eine Anzahlung erfassen, zu der es noch keinen MOTIONDATA Auftrag gibt, verwendet man die Buchungsart 3. Hierbei müssen folgende Daten manuell eingegeben werden:

  • Zahlungsart
  • Kundennummer
  • Betrag
  • Zahlungszweck (Text)


Abbildung: Erfassung einer Anzahlung ohne Referenzbeleg

Erfassung von Zahlungen mit Auftragszuordnung (Buchungsart 4)

Die Buchungsart 4 entspricht zum Großteil der Buchungsart 0, jedoch mit der zusätzlichen Möglichkeit, Buchungen einem speziellen Auftrag aus dem Auftragswesen zuzuordnen.

Darstellung von Mischzahlungen

Wird eine Barrechnung gemischt (ein Teil bar, ein Teil ECE, ein Teil Kreditkarte) beglichen, wird die Zahlung gem. RKSV als eine Bar-Transaktion (aufgrund der zwingenden Signierung des Belegs ab 1.4.2017 und der Eintragung ins DEP) gewertet. Daraus ergeben sich folgende Konsequenzen:

  • Für die gesamte Barrechnung wird eine Rechnungsnummer und eine Kassenbelegnummer vergeben
  • Im Kassenbuch wird je Zahlungsart eine Buchungszeile geschrieben
  • Im Kassenbuch wird für den Ausgleich der „mischbezahlten" Barrechnung EINE Belegnummer angezeigt.
  • Um eine Mischzahlung deutlich zu kennzeichnen, werden die einzelnen Zahlungen mit einer entsprechenden Erweiterung der Belegnummer um eine Nummerierung angezeigt.

Beispiel: Die Barrechnung 1723348 wird zu einem Teil Bar, mit ECE und Kreditkarte beglichen. Im Kassenbuch ergibt sich folgendes Bild:

Hinweis:

Eine Zusammenfassung einer Mischzahlung (=> Verwendung mehrerer Barzahlungsarten zum Ausgleich eines Beleges) zu einer einzelnen Kassenbuchungszeile ist nicht vorgesehen, da hinter jeder Zahlungsart verschiedene Konten zur Überleitung in die Finanzbuchung herangezogen werden können.

Drucken des Kassenbeleges

Um der Belegerteilungspflicht Rechnung zu tragen, werden alle Kassenbelege automatisch archiviert (als PDF) und mit einem Hashkey versehen. Dieser Hashkey befindet sich direkt am Beleg und dient zur eindeutigen Identifikation des Beleges.


Abbildung: Drucken des Kassenbeleges


Abbildung: Kassenbeleg mit Hashkey

Hinweis:

Wird eine Barfaktura ausgestellt (siehe Kapitel Barfaktura und Zahlungsabwicklung), muss kein separater Kassenbeleg gedruckt werden, da die Barfaktura die gesetzlichen Vorgaben zur Aufzeichnung von Bargeldflüssen abdeckt. Die Barfaktura wird im Laufe des Jahres 2016 ebenfalls um den Hashkey ergänzt.

Überblick über den Kassensaldo

Im oberen Bereich der Erfassungsmaske wird der aktuelle Saldo (Bargeldbestand) angezeigt.


Abbildung: Anzeige des Kassensaldos

Tagesabschluss

Wurden alle Belege (Ein- und Auszahlungen sowie Kundenzahlungen) erfasst, wird ein Tagesabschluss durchgeführt. Dieser Tagesabschluss summiert die Ein- und Ausgänge des jeweiligen Tages zum Vortagssaldo. Mit dem Ausführen des Tagesabschlusses wird ein Protokoll ausgedruckt, auf dem alle Buchungen ausgewiesen werden. Der Tagesabschluss wird unter dem Menü Finanz > Kasse > Tagesabschluss aufgerufen.


Abbildung: Kassenbericht – Aufschlüsselung der einzelnen Buchungen


Abbildung: Kassenbericht – Summenblatt

Hinweis:

Danach ist es auch nicht mehr möglich, für den abgeschlossenen Tag noch einen Beleg zu erfassen (außer durch das Zurücksetzen des Tagesabschlusses – siehe Kapitel Tagesabschluss zurücksetzen). Diese Belege müssen dann für den Folgetag erfasst werden.

Tagesabschluss mit Münzliste

Zur Feststellung des Bargeldbestandes kann optional auch die Münzliste verwendet werden. Um die Münzliste zu aktivieren, müssen in den Moduloptionen unter dem Menü Basis > Administration > Optionen > Modul > Finanz folgende Schalter aktiviert werden:

  • Münzliste aktivieren
  • Eingabe gezählter Betrag beim Tagesabschluss

In der Münzliste wird anhand der Eingabe der Menge für die Geldscheine bzw. Münzen der Saldo errechnet.
Wird diese Option verwendet, ist es sinnvoll, eventuelle Differenzen mit einer automatischen Buchung zur Korrektur des Kassensaldos durchführen zu lassen. Dafür sind unter dem gleichen Menü folgende Einstellungen zu treffen:

  • Aktivierung der Option „Differenzbuchung bei Tagesabschluss automatisch generieren"
  • Hinterlegung des Kontos für „Fehlbetragsbuchung bei Tagesabschluss" Konto muss im Kontenstamm angelegt werden
  • Hinterlegung des Kontos für „Überschussbuchung bei Tagesabschluss" Konto muss im Kontenstamm angelegt werden


Abbildung: Eingabe der Menge an Geldscheinen bzw. Münzen


Abbildung: Übernahme des Saldos aus der Münzliste

Tagesabschluss zurücksetzen

Sollten nach dem Tagesabschluss noch Belege für diesen Tag erfasst werden müssen, so kann man den Tagesabschluss zurücksetzen, sofern das Benutzerrecht für den User vorhanden ist. Das Zurücksetzen des Tagesabschlusses ist mit dem Aufruf des Menüs Finanz > Kasse > Tagesabschluss zurücksetzen möglich. Diese Funktion setzt den letzten Tagesabschluss zurück. Sollen mehrere Tagesabschlüsse zurückgesetzt werden, muss die Funktion entsprechend oft aufgerufen werden.


Abbildung: Tagesabschluss

Mit der Auswahl des Tages wird festgelegt, bis zu welchem Tag die Kasse abgeschlossen wird. Mit dem Klick auf die Schaltfläche Start wird automatisch der Druckerdialog aufgerufen. Damit wird der Kassenbericht ausgedruckt.
Ist die Option 1 Kassenbericht/Tag aktiviert, wird ein Kassenbericht pro Tag gedruckt. Deaktiviert man diese Option, werden sämtliche Kassenbewegungen seit dem letzten Kassenbericht zu einem Bericht zusammengefasst.

Hinweis:

Das Zurücksetzen des Tagesabschlusses ist immer nur für einen Tag möglich. Möchten Sie weitere Tage zurücksetzen, müssen Sie die Funktion nochmals aufrufen.

Druck des Kassenberichtes

Möchte man nachträglich einen Kassenbericht drucken, kann dies unter dem Menü Finanz > Kasse > Kassenbericht durchgeführt werden. Hier kann mit der Eingabe des Datumsbereiches auch ein größerer Bereich gedruckt werden.


Abbildung: Kassenbericht drucken (kumuliert)

ANHANG

Neue Buchungsart 5 (umsatzunwirksame Zahlungen) zB für Bareinzahlungen & Barentnahmen

Da Bareinzahlungen zwar den Bargeldbestand erhöhen, aber nicht den Umsatzzähler des DEP lt. RKSV musste eine neue Buchungsart im Kassenbuch geschaffen werden, die einen Eingang darstellt aber keine Erhöhung des Umsatzes auslöst.

Hinweis:

Die neue Buchungsart steht nur bei entsprechender Kassen-Berechtigung zur Verfügung.

Am Kassenbericht werden Einzahlungen und Entnahmen als eigene Summe bei der Tageslosung angeführt.

Darstellung von Mischzahlungen

Wird eine Barrechnung gemischt (ein Teil bar, ein Teil ECE, ein Teil Kreditkarte) beglichen, wird die Zahlung gem. RKSV als eine Bar-Transaktion (aufgrund der zwingenden Signierung des Belegs ab 1.4.2017 und der Eintragung ins DEP) gewertet. Daraus ergeben sich folgende Konsequenzen:

  • Für die gesamte Barrechnung wird eine Rechnungsnummer und eine Kassenbelegnummer vergeben
  • Im Kassenbuch wird je Zahlungsart eine Buchungszeile geschrieben
  • Im Kassenbuch wird für den Ausgleich der „mischbezahlten" Barrechnung EINE Belegnummer angezeigt.
  • Um eine Mischzahlung deutlich zu kennzeichnen, werden die einzelnen Zahlungen mit einer entsprechenden Erweiterung der Belegnummer um eine Nummerierung angezeigt.

Beispiel: Die Barrechnung 1723348 wird zu einem Teil Bar, mit ECE und Kreditkarte beglichen. Im Kassenbuch ergibt sich folgendes Bild:

Hinweis:

Eine Zusammenfassung einer Mischzahlung (=> Verwendung mehrerer Barzahlungsarten zum Ausgleich eines Beleges) zu einer einzelnen Kassenbuchungszeile ist nicht vorgesehen, da hinter jeder Zahlungsart verschiedene Konten zur Überleitung in die Finanzbuchung herangezogen werden können.

Belegbestandteile gem. RKSV

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

  • Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung

Bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 4/2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • QR-Code

Neue Reportvariablen – Pflichtfelder für Barbelege

  • cQRCodeFile:
    Pflichtfeld für QR-Code-Grafik (fixe Größe)
  • txtKassenBelegNr:
    Text: „Kassenbelegnummer" für Barrechnungen
  • cKassenbeleg:
    Kassenbelegnummer für Barrechnungen
  • txtSigBroken:
    Pflichtfeld für Kassenbelege und Barrechnungen für den RKSV-Status Text.
  • cFaktTime:
    Pflichtfeld für Kassenbelege und Barrechnungen Datum und Uhrzeit der Belegerstellung.

Musterbelege


Abbildung: Kassenbon (Barauftrag) im ordnungsgemäßen Betrieb


Abbildung: Kassenbeleg im ordnungsgemäßen Betrieb


Abbildung: Nullbeleg



Abbildung: Kassenbeleg bei Signaturausfall



Abbildung: Ausfall Sicherheitseinrichtung & Datenerfassungsprotokoll



Abbildung: Barrechnung + Kassenbeleginformationen

Technische BeschreiBung RKSV

  • Registrierung von Kassen
  • Start- und Jahresbelegprüfung von Kassen
  • Inbetriebnahme-, Ausfalls- und Außerbetriebnahmemeldungen von Kassen

Welche Daten werden übertragen?

Was versteckt sich im QR-Code?

Wo wird das verschlüsselete Datenerfassungsprotokoll gespeichert?

Das verschlüsselte Datenerfassungsprotokoll wird gem. den RKSV-Formvorschriften als JASON-Datei automatisch generiert und umfasst alle umsatzwirksamen Kassenbewegungen. Das Datenerfassungsprotokoll wird lokal im Netzwerk und automatisch als Sicherung in der EFSTA Cloud (https://portal.efsta.net) gespeichert.