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Einleitung

Aufgabe und Nutzen des Moduls

Mit Hilfe dieses Moduls ist es möglich Dokumente mit Daten aus dem CDP Paket anzureichern. Somit können Sie Briefe, Auftragszusatzpapiere, Verleihverträge oder andere vorgefertigte Dokumente mit Kunden-, Fahrzeug- oder Auftragsdaten ergänzen.
Erstellen Sie einfach individuelle Dokumente, verwenden Sie Platzhalter, um in weiterer Folge CDP Daten in Ihren Schriftstücken zu integrieren, diese finden Sie im Anhang näher definiert.
Nutzen Sie diese Funktion um individuelle Dokumente mit CDP Daten zu speisen. Sparen Sie Zeit und minimieren Sie Fehler beim Erstellen der Dokumente.

Modul/ Release Stand

Alle angeführten Funktionen sind im Car Dealer Package (CDP) ab Version 5.5 in einem Auslieferungsstand ab 11/2010 verfügbar, wenn das Modul 171 (XCW) aktiviert ist.

Überblick Funktionsumfang

Aus CDP heraus können Sie vorgefertigte Dokumente kundenspezifisch erstellen.
Sie können mehrere Dokumente zum Ausdrucken markieren. Diese werden im Anschluss nacheinander mit dem entsprechenden Programm geöffnet (Word, OpenOffice etc…) und zum Ausdruck zur Verfügung gestellt.

Systemvorrausetzung

Installieren Sie das Modul 171 entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Bei Lizenzierung des Moduls IVM_075_Verleihmanagement können ausschließlich die Verleihverträge über den Word Connector ausgedruckt werden.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben
CDP 5.5
Java 1.6
Template Dateien im Format DOCX (MS Office Word) oder ODT (Open Office Writer) 

Grundlagen

Technischer Ablauf

Nach Aufruf der Funktion „Word Connector", wird ein Datensatz aus dem CDP geladen.
Die Vorlagen werden in verschiedensten Formaten zu Verfügung gestellt.
Eine existierende Template Datei wird mit Daten aus dem CDP gespeist und es entsteht ein neues Dokument.

Erstellen einer Template Datei

Für die Verarbeitung ist eine existierende Template-Datei Vorraussetzung. Zum Erstellen einer Template-Datei benötigen Sie ein Programm welches DOCX oder ODT Dateien erstellen kann.
Verwenden Sie als Vorlagen Dateien mit der Endung *.ODT, benötigen Sie das Programm „OPEN OFFICE".
Verwenden Sie Dateien im Format DOCX, benötigen sie eine Microsoft Office Version, welche DOCX Dateien verarbeiten und erstellen kann.
Das Template-Dokument muss im Format *.docx oder *.odt erstellt werden. Daten die aus dem CDP integriert werden sollen, müssen an jenen Stellen als Platzhalter eingefügt werden, wo sie später im Enddokument angetroffen werden sollen.
Alle Daten sind mit bestimmten Ausdrücken versehen, die in weiterer Folge in den Platzhaltern wieder zu finden sind.
Ein Platzhalter muss wie folgt eingefügt werden:
<NAME>
der Ausdruck muss innerhalb spitzer Klammern positioniert werden. Fehlen beide oder eine Klammer kann eine Ersetzung nicht erfolgen. Die Groß-, Kleinschreibung ist nicht von Bedeutung.
Hinweis: Wenn Sie die Platzhalter von einer anderen Vorlage kopieren müssen Sie nach her die Formatierung löschen, damit die Felder verarbeitet werden können.
Soll der eingefügte Text in einem bestimmten Layout erscheinen so ist der Platzhalter so zu formatieren wie der Endtext aussehen soll. Mehrere Formate pro zu ersetzendem Text sind nicht möglich!
Soll eine Zeile gelöscht werden wenn kein Text eingesetzt wurde, so muss an erster Stelle der Zeile ein „~" Zeichen stehen. Zeilen die in der Vorlage schon einen Text enthalten werden immer gedruckt.

Namenskonvention für die Template-Dateien

Um die richtigen Daten zu befüllen, müssen sich die Template-Dateien nach bestimmten Namenskonventionen richten.
Die Template-Dateien müssen mit folgenden Zeichen beginnen, wenn sie bestimmte Daten-Gruppen enthalten sollen:

  • ADS – Kundendaten
  • FAK – Auftragsdaten
  • DBA – Verleihdaten
  • FZS – Kundenfahrzeugdaten
  • HFK – Handelsfahrzeugdaten
  • POT – Potenziale
  • FAKM – Auftrag und Potenziale
  • VER - Versicherungsdaten aus dem Auftrag


z.B. ein vorgefertigter Brief aus dem Bereich Fahrzeugverleih, muss wie folgt aussehen:
DBA_Verleihvertrag.docx oder *.odt

Verfügbare Formatierungen der Datenfelder

Um ein Schriftstück individuell gestalten zu können, ist es notwendig ein Datenfeld in mehreren Formaten darzustellen. Um dies zu verdeutlichen, hier ein Beispiel anhand des Datumsfeldes:
Mögliche Formate:

29.12.2010
29.12.10
2010.12.29
Mittwoch, 29.12.2010


Die Daten eines einzelnen Feldes werden ausgelesen, und je nach Inhalt in mehreren Formatvorlagen konvertiert. Es kann jedoch jedes Feld auch ohne Formatierung ausgegeben werden.
Dabei ist der Name des Feldes wie folgt zusammengesetzt:
Name des Feldes + Formatierungsangabe.

In den folgenden Definitionen steht der NAME immer für den Namen des Feldes.

Text

Reine Textfelder sind nur in einem Format vorhanden. Sie zeigen exakt den Wert an der in der Datenbank vorhanden ist.

Datum/Zeit

Handelt es sich bei einem Feld um eine Datums oder Zeitangabe, so wird der Eintrag in folgende Formate konvertiert. 

Numerisch

NAMEN0 keine Dezimalstellen
NAMEN2 Dezimalstellen
NAME_A Dezimalstellen, Wert unter 0 wird mit 0 Komma angezeigt.

Felder


Die Felder finden Sie im Unterordner „dat" im jeweiligen Verzeichnis in der tmp. Datei.
z. B.: \001\des\template\dat\dba.tmph1. 

Aufruf aus dem Arbeitsauftrag

Auftragsschnittstelle Marketinginformationen

Wechseln Sie in den Arbeitsauftrag, über das Zwischenmenü in die „Auftrags-Kopfdaten 1 – Auftraggeber". Hier finden Sie die Funktion „Marketinginformation". Nach öffnen des Fensters finden Sie die Funktion „Word-Connector". Nach Aufruf der Funktion werden alle Dokumente angezeigt, die Sie hinterlegt haben.

Das Auswahlmenü gibt Ihnen nun die Möglichkeit eine Vorlage auszuwählen.

Das bzw. die Dokumente werden geöffnet und ausgefüllt.
Es steht Ihnen nun als fertig ausgefülltes Dokument zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung, falls dies noch erforderlich sein sollte. Andernfalls kann nun der Ausdruck erfolgen.

Auftragsschnittstelle ‚Auswahl nächster Schritt'

Im Menü ‚Auswahl nächster Schritt' befindet sich der Schalter ‚Druckdefinitionen'.
Rufen Sie diese auf um Formulare für den Auftragsdruck, Potenzialdruck oder den kombinierten Auftrag- und Potenzialdruck anzeigen zu lassen.


Je nach Aufruf werden dementsprechende Dokumente zur Auswahl angezeigt.
Wählen Sie ‚Auftrag' werden die Vorlagen die mit dem Dokumentennamen FAK'* beginnen angezeigt.

Bei der Auswahl ‚Potenziale' werden Dokumente angezeigt die mit dem Namen ‚POT'* beginnen.
Bei der Auswahl ‚Auftrag + Potenziale' werden Dokumente angezeigt, die mit ‚FAKM'* beginnen.
Bei der Auswahl ,Versicherungsdaten' werden Dokumente angezeigt, die mit ,VER'* beginnen.

 Aufruf aus dem Fahrzeugstamm

Rufen Sie die Fahrzeugstammdaten auf (Fahrzeugbasisdaten) und betätigen das Feld „Word connector"

Wählen Sie die gewünschte Vorlage.

Das bzw die Dokumente werden geöffnet und ausgefüllt.
Es steht Ihnen nun als fertig ausgefülltes Dokument zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung, falls dies noch erforderlich sein sollte.

Aufruf aus dem Verleihmanagement

Wechseln Sie in das Verleihmanagement (IVM) und bearbeiten Sie Ihren Verleihvertrag.
Hier finden Sie das Bedienfeld „Verleihvertrag Drucken". Durch Anklicken dieses Feldes öffnen Sie den Word Connector und Sie bekommen ein Auswahlmenü, um den gewünschten Vertrag auszuwählen. Nach der Auswahl wird das gewünschte Dokument geöffnet, ausgefüllt und steht Ihnen zur eventuellen weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Hinweis: In Verleihmanagement muss in den Steuerungen für IVM der Wert: „Vertrag als PDF generieren" auf „2" gesetzt werden. Siehe Kapitel Einstellung Standardwerte IVM
Wählen Sie die gewünschte Vorlage.

Das Dokument wird geöffnet und ausgefüllt.
Es steht Ihnen nun als fertig ausgefülltes Dokument zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung, falls dies noch erforderlich sein sollte.

XCW AuftragsGrundeinstellungen

Die Template-Dateien müssen auf dem IBM Server abgespeichert werden. Dazu legen sie im HOME-Verzeichnis ein Verzeichnis an. Je nach Anforderungen hat dies in einem Betriebsverzeichnis oder in einem allgemeinen Verzeichnis zu erfolgen.
Verzeichnis: …/home/des/template/

PVZDIR-Einträge

Dieses Verzeichnis müssen sie in CDP hinterlegen. Hierzu muss im Programm Verzeichnis/Datei (PVZDIR) ein Datensatz mit der Objekt ID „DES.TMP" angelegt werden. Der Eintrag muss auf das Verzeichnis zeigen in dem sich die Template-Dateien befinden. Stellen sie sicher dass die Verzeichnisse existieren.

Legen Sie zusätzlich folgende PVZDIR-Einträge an:
DES.ADS DES.FAK DES.FAKM DES.FZS DES.HFKDES.POT





und

HINWEIS:
Die erstellten Dokumente werden in einem Unterverzeichnis „I:\home\des\template\dat\..." abgelegt.

 Einstellung Standardwerte IVM

Um das Modul Word-Connector nutzen zu können, muss in den Steuerungen für IVM der Wert: „Vertrag als PDF generieren" auf „2" gesetzt werden.
Zu diesem Menu gelangen Sie: Hauptmenü / Fahrzeughandel / Zusätze Fahrzeughandel / IVM Integriertes Verleihmanagement / Steuerungen Standardwerte. (PVZIVM)


Programminstallation

In der Zwischenvariante, bis Sommer 2011, muss die neue Funktion über einen Datenbereich eingeschaltet werden.
CRTDTAARA <lib >/XCWNEU *LGL VALUE('1')
<lib> = KxxDS oder Betriebsbibliothek
Wenn diese Datenbereich angelegt und mit dem Wert 1 belegt ist, erfolgt der Ausdruck über den „neuen Word Connector".

Ergänzung zur Dokumentbearbeitung

Je nach Ausstattung Ihres Betriebes haben Sie die Möglichkeit die Dokumente mit Open Office, Microsoft Office oder äquivalenter Software zu bearbeiten.

  • Open Office (www.openoffice.org) ist ein kostenfreies Produkt. Es muss von der Herstellerseite (www.openofice.org) herunter geladen werden, und auf dem PC installiert werden.
  • Microsoft Office: Diese ist über den Handel zu erwerben. Für ältere Versionen des Officepaketes steht ein zusätzliches freies Produkt zu Verfügung (Microsoft Office Compatibility Pack).

Darüber hinaus können DOCX Dokumente auch mit Open Office bearbeitet werden. 

Anhang

Checkliste


WAS

WO

WER HILFT

Seite

Kommentar

OK

1

Sind ihre Vorlagen (Templates) vorhanden (ODT oder DOCX Format)

Autohaus

Entscheider bei Ihnen im Haus

11



2

Sind alle Verzeichniseinträge korrekt angelegt

Autohaus / Vector

Entscheider bei Ihnen im Haus / Vector Hotline

11